Retningslinjer for politikerbesøg på kommunens institutioner

Retningslinjer for politiker besøg på kommunens institutioner m.v. 

Dette notat beskriver retningslinjer og praksis for politikers individuelle besøg på 
kommunale institutioner. 
I retningslinjerne skelnes der mellem kommunale politikere (som omfatter 
kommunalbestyrelsesmedlemmer, udvalgsformænd, borgmester samt kandidater til 
kommunalvalg) og eksterne politikere (herunder ministre, folketingsmedlemmer, 
kandidater til folketingsvalg, regionsmedlemmer og - kandidater samt medlemmer af EU  parlamentet).   

Hvis der er tale om politikere med dobbeltmandater afklares i det den konkrete situation, i  hvilken egenskab de besøger institutionen.   

Udgangspunkt 
Som udgangspunkt er Læsø Kommune åben over for besøg fra alle interne som eksterne, der er interesseret i kommunen og vores opgaveløsning. 
Besøg i kommunens institutioner skal altid ske under hensyntagen til den daglige drift og de  forhold, der gælder i institutionen. Der vises behørigt hensyn til brugere og ansatte.   

Retningslinjer 
Kommunale politikere 
Ved starten af en ny valgperiode har vi tradition for, at det enkelte fagudvalg 
planlægger en rundtur på en række af kommunens institutioner indenfor området. 
Formålet hermed er at give udvalgsmedlemmerne en dybere indsigt i og viden om 
udvalgets område og opgaveløsningen inden for dette. Derudover kan fagudvalg holde 
dialogmøder med de forskellige institutioner og brugere inden for området. 

Er der derudover kommunalbestyrelsesmedlemmer eller kandidater til 
kommunalvalget, som individuelt ønsker at besøge en institution er praksis, at:   
•Institutionens leder beslutter i samråd med det relevante direktionsmedlem, om  henvendelsen kan imødekommes. 

• Det relevante direktionsmedlem for området deltager altid i besøget. 

• De nærmere rammer for besøget fastsættes under hensyntagen til brugere og medarbejdere. 

• Der må ikke ske foto-, video- eller lydoptagelse under besøget uden forudgående aftale . '

• Og evt. optagelser må hverken i situationen eller efterfølgende anvendes på de sociale medier eller som materiale i en valgkamp. 

• Der må ikke finde valgagitation sted under besøget eller uddeles valgmateriale eller lignende. 

• Ønsker institutionen, eksempelvis plejehjemmet afholdt et valgmøde, arrangeres dette  af lederen på stedet.  

Ethvert medlem af den siddende kommunalbestyrelse har ret til at aflægge besøg på de kommunale institutioner som led i varetagelsen af sit kommunale hverv og tilsyn. 

Der henstilles til, at kommunalbestyrelsens medlemmer så vidt muligt undgår at aflægge besøg  på kommunale institutioner i perioden to måneder op til et valg, med mindre det er nødvendigt i forhold til at varetage hvervet som medlem af kommunalbestyrelsen. 

Udvalgsformænd 
Udvalgsformanden er i denne sammenhæng at sidestille med menige kommunalbestyrelsesmedlemmer.  
Udvalgsformanden er ikke tillagt nogen form for daglig ledelse af en gren af administrationen og er i enhver henseende undergivet udvalgets beslutninger. Der er lokale eksempler på, at udvalgsformanden har deltaget som oplægsholder på interne lederseminarer eller lignende, hvor de har bidraget med at sætte en politisk ramme, der  beskriver hvilken udvikling udvalget er optaget af, og hvad det er for en langsigtet udvikling, som udvalget arbejder med. Dette vurderes at have en væsentlig anden karakter,  end institutionsbesøg og har primært til at formål at udbygge og styrke samspillet mellem politikere og administration.  

 Borgmesteren 
Borgmesteren har nogle helt særlige beføjelser i kraft af, at han er øverste daglige leder af  administrationen (jf. styrelseslovens § 31, stk. 3 og Håndbog for Kommunalbestyrelsen.) *
Heri ligger bl.a. at borgmesteren har adgang til at føre tilsyn med alle dele af forvaltningen  og afkræve alle ansatte de oplysninger, som er nødvendige for udøvelse af dette tilsyn. Borgmesteren har således en særlig udvidet adgang til den kommunale administration. 

Folketingspolitikere 
Ind imellem er der folketingskandidater, folketingsmedlemmer eller ministre som retter  henvendelse og ønsker at besøge en kommunal institution. . 
I disse tilælde er praksis, at: 

• Henvendelsen vedrørende et besøg skal ske til Borgmester/Direktion. 
• Institutionens leder beslutter i samråd med det relevante direktionsmedlem om 
henvendelsen kan imødekommes. 
• Under besøget deltager typisk udvalgsformanden og borgmesteren samt 
repræsentanter fra  ledelsen. 
• De nærmere rammer for besøget fastsættes under hensyntagen til brugere og 
medarbejdere. 
• Der må ikke ske foto-, video- eller lydoptagelse under besøget uden 
forudgående aftale, og evt. optagelser må ikke efterfølgende anvendes som materiale i en valgkamp. 
• Der må ikke finde valgagitation sted under besøget eller uddeles valgmateriale eller lignende. 

Udover officielle ministerbesøg kan der opstå ønske om, fra en minister, der ønsker at  komme i praktik på forskellige kommunale institutioner. Sådanne henvendelser 
håndteres på samme måde - men under hensyntagen til at praktikophold har en anden  karakter end ministerbesøg (og således gennemføres uden presse, deltagelse af 
embedsmænd, m.fl.). 

Besøg af folketingsmedlemmer og kandidater kan ikke finde sted, når der er udskrevet  valg.