Kommunikationspolitik
Alle har ansvar for at skabe en god kommunikation
Læsø Kommune har et ansvar for at sikre borgerne adgang til såvel den information, der sætter dem i stand til at tage vare på udvikling i deres egen hverdag som den information, der er nødvendig som forudsætning for at kunne deltage i den offentlige debat i Læsø Kommune.
I mødet med borgeren er enhver medarbejder i Læsø Kommune at betragte som en frontmedarbejder med ansvar for at sikre en ligeværdig kommunikation som det naturlige grundlag for en dialog om i fællesskab at arbejde med løsninger, der er til gavn for den enkelte og i pagt med fællesskabets interesser.
Det bør derfor overvejes ved hver større beslutning, som berører medarbejdere og borgere:
- hvem har brug for at vide dette?
- hvordan skal det formidles?
Hvilke forudsætninger har den potentielle målgruppe for at forstå budskabet og handle efter det?
Hvordan opfatter modtageren beskedens afsender? Skal man være ydmyg, fordrende, etc.?
Formidling skal integreres i processer og sagsbehandling, så den altid har en plads på dagsordnen, når mødeaftaler indgås.
Målsætning for borgerinddragelse
Læsø Kommune ønsker at sikre borgernes deltagelse i beslutningsprocesserne gennem dialog med brugerråd, interesseorganisationer, foreninger og andre relevante samarbejdspartnere. Også den enkelte borgers, virksomheds eller forenings deltagelse i dialog med kommunen er afgørende for at sikre en succesrig udvikling og et fælles ansvar for at udføre og efterleve beslutninger.
Det er i alle tilfælde af borgerinddragelse en forudsætning for et vellykket resultat, at spillereglerne for processen tydeliggøres – en tydelig markering af, hvilke muligheder den enkelte har. Endvidere bør det sikres, at inddragelse sker på et tidligt tidspunkt i beslutnings-processen.
Målsætning for borgerkontakt
Læsø Kommune ønsker at møde borgere og andre interessenter i ligeværdig dialog. Kommunens borgere skal opleve at de får hurtige og korrekte svar på deres henvendelser til kommunen, hvad enten henvendelsen sker skriftligt, telefonisk eller ved personligt fremmøde.
Det skal være let at få adgang til nødvendig information fra Læsø Kommune. Læsø Kommune er opmærksom på de teknologiske muligheder, der kan sikre større åbenhed og gennemsigtighed i sagsbehandlingen. Man er samtidig opmærksom på, at ikke alle benytter disse muligheder, så kommunikationen skal altid formidles både via Læsø Kommunes hjemmeside og øvrige relevante kanaler.
Det påhviler de lokale ledere at sikre, at relevant information om ændringer og nye tiltag tilgår Læsø bibliotek og Læsø Kommunes hjemmeside og pressen, der er centrale indgange til information fra Læsø Kommune. Det er en forudsætning for borgernes tillid til information fra kommunen, at det sikres, at informationerne her er opdaterede og aktuelle.
Målsætning for presse- og mediekontakt
Læsø Kommune vil aktivt bruge pressen til at formidle budskaber og bidrage til debatten om udviklingen i kommunen. Valget af medier kan variere meget og er afhængigt af målgruppen for budskabet. Læsø Kommune er opmærksom på, gennem et differentieret medievalg, at nå flest mulige i en given målgruppe. Det billede af kommunen, der præsenteres i medierne, har stor betydning for opfattelsen af kommunen.
Læsø Kommune ønsker at vedligeholde og styrke et godt og professionelt forhold til medierne. Retningslinier for, hvordan dette konkret skal sikres, er et lokalt anliggende i den pågældende institution. Institutionerne skal sikre klare procedurer og klar ansvarsfordeling ved pressekontakt. Hvis en ansat udtaler sig, skal man orientere sin overordnede og over for pressen gøre det klart, om man udtaler sig privat eller kommunalt. Detaljeringsgraden af informationsniveauet aftales individuelt mellem medarbejderen og vedkommendes overordnede,
Målsætning for intern kommunikation
En systematisk, intern kommunikation skal medvirke til at sikre, at ledelse og medarbejdere har kendskab til mål og værdier, ikke alene for deres egen afdeling, men også for Læsø kommune som helhed.
En velfungerende, intern kommunikation, som understøtter vidensdeling på tværs af forvaltninger og institutioner, vil bidrage til øget effektivisering og en højere kvalitet i kommunens sagsbehandling. God intern kommunikation er en forudsætning for, at ledelse og medarbejdere kan indgå i en kvalificeret dialog med borgerne.
Det er vigtigt, at medarbejderne i organisationen er velorienterede. Lige så vigtigt er det, at man ikke drukner en medarbejder i uvedkommende information – det kan resultere i, at medarbejderen holder op med at læse selv vigtig og relevant information. Derfor skal man altid grundigt overveje, hvem i organisationen, der har behov for den information, man ønsker at dele. Desuden bør man i forbindelse med udsendelse af beskeder til flere specificeres i beskeden, hvem der modtager meddelelsen. Læsø Kommune vil bestræbe sig på at udarbejde og vedligeholde et opdateret arbejdspapir med specifikke arbejdsområder.
Den interne kommunikation er i sidste ende medvirkende til at gøre Læsø Kommune til en attraktiv arbejdsplads, hvor ledelse og medarbejdere aktivt tager del i udviklingen.
Målsætning for sprogbrug
Borgernes oplevelse af Læsø Kommune afhænger i stort omfang af, at kommunikationen er let forståelig. Sproget er et grundelement, hvad enten der er tale om mundtlig eller skriftlig kommunikation og hvad enten den skriftlige kommunikation finder sted elektronisk eller på tryk.
Det skal sikres:
- At Læsø Kommune bruger et sprog, som borgerne kan forstå og handler efter
- At sprogbrugen er tilpasset modtagergruppens forudsætninger, herunder i den konkrete situation, hensyntagen til tilgængelighed i elektronisk kommunikation m.m.
- At sproget afspejler Læsø Kommune som en moderne, kompetent og serviceorienteret kommune.
- At alle medarbejdere bestræber sig på at stave og formulere sig korrekt.
Mulighed for rådgivning og assistance
Kommunen har til og med september 2008 tilknyttet en kommunikationsmedarbejder, der kan bidrage med konsulentbistand i kommunikationsspørgsmål og eventuelt skrive oplæg til interne og eksterne kommunikationsbehov.
Målsætning for brug af e-mail
Svartid for breve og emails er maksimalt 14 dage. Hvis denne svartid af administrative grunde overskrides, skal afsenderen informeres skriftligt med en begrundelse.
Hvis medarbejderen er væk mere end én dag, skal ikke til stedeassistensten slås til. Er medarbejderen væk mere end to dage i træk, skal de nærmeste kolleger have adgang til indbakken og holde øje med eventuelle sager.
Privat korrespondance er tilladt i begrænset omfang. Når man sender private e-mail fra arbejdsadressen, skal man undgå brug af sin arbejdstitel/funktion.
Bindende aftaler kan indgås pr. e-mail.
Ved e-mail kommunikation med personfølsomme oplysninger skal anvendes krypteret e-mail og digital signatur.
Vedhæftede filer fra ukendte afsendere må aldrig åbnes. I tvivlstilfælde kan man kontakte kommunens IT-afdeling.
Det er ikke tilladt at udsende e-mails med stødende indhold fra arbejdsadressen.
Godkendt af Økonomiudvalget den 7. august 2006
