Indkøbs- og udbudspolitik

Der gælder ud over de ovenfor nævnte grundlæggende principper tre regelsæt vedrørende udbud:

• EU’s Udbudsdirektiv 2014/24/EU af 24. februar 2014 for indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige Tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
  • Udbudsloven, Lov nr. 1564 af 15/12/2015.
  • Tilbudsloven, LBK nr. 1410 af 07/12/2007 med tilhørende ændringer, omfatter bygge- og anlægsarbejder.
  • (Tilbudsloven gælder for offentlige bygge- og anlægsarbejder, hvis værdi er under EU’s tærskelværdi.)

Denne politik skal medvirke til, at indkøb af alle typer af varer, tjenesteydelser m.v. sker indenfor de rammer, som Kommunalbestyrelsen udstikker. Desuden skal den ensarte arbejdsprocessen i Læsø Kommune for arbejdet med udbud.

At skabe bæredygtige, tidssvarende og gennemsigtige rammer for udbud for samarbejdspartnere, arbejdstagere og Læsø Kommune som helhed. Ligeledes at sikre fair vilkår, gennem klausuler, for de omfattede parter, kommunale såvel som private. Læsø Kommune vil i sin indkøbspraksis søge at minimere sundhedsrisiko, energiforbrug og belastning af det ydre miljø.

Ved indkøb og udbud skal der i hvert tilfælde tages stilling til en afvejning mellem kort reaktions- og leveringstid, økonomi og miljø/bæredygtighed.

Læsø indgår i indkøbsfællesskaber med andre nordjyske kommuner samt i nationale indkøbsaftaler under SKI ordningen. Her vil vi arbejde med fokus på, at bæredygtigheden er tydelig og gennemskuelig, og således at der foretages en vurdering af, hvilke miljøkrav der skal stilles til de pågældende indkøb. Desuden vil Læsø Kommune gennem bæredygtighedstiltag arbejde ud fra en cirkulær tankegang, hvor genanvendelse og bortskaffelse også tænkes ind i indkøbet.

Læsø kommune vil ligeledes arbejde mod at indkøbe flest muligt miljømærkede produkter, produkter af genanvendelige materialer og at nedsætte udledningen af CO2, alt sammen i overensstemmelse med regeringens strategi. Det betyder, at der ved hvert udbud foretages en konkret vurdering af, hvilke miljøkrav der skal stilles til det pågældende indkøb.

Konkret vil vi arbejde for

5. Grønne alternativer i indkøbsaftaler som alternativ til traditionelle produkter.
5. Større fokus på genanvendelse af restprodukter. Det kan fx være recycling på IT.
5. Nedbringe antallet af produkter, der indeholder mikroplast.
5. Flere miljømærkede produkter på de indgåede aftaler.

I det tætte samarbejde med andre kommuner indgår, at ved aftaler og indkøb, der håndteres via samarbejdspartnere, deltager Læsø Kommune med på de respektive kommuners Indkøbspolitik og udbudsstrategier.

Overskrifterne i Indkøbsstrategien er

5. Professionelle og værdiskabende indkøb
5. Samarbejde med erhvervslivet
5. Klima og bæredygtighed

De opgaver, der skal konkurrenceudsættes, skal offentliggøres såvel internt i kommunen som eksternt til mulige leverandører.

Ved opgaver, der ikke skal i EU-udbud, annonceres ”Indkaldelse af interessetilkendegivelse” på kommunens hjemmeside samt eventuelt andre lokale medier. Indkaldelsen skal indeholde en kortfattet oplysning om, hvad det kommende udbud omfatter og at alle interesserede tilbudsgivere kan henvende sig til udbyder, og på den måde lade kommunen vide, at virksomheden er interesseret i udbuddet. Indkaldelse af interessetilkendegivelser skal som udgangspunkt ske med en frist på 14 dage.

Læsø Kommune offentliggør udbud på kommunens hjemmeside under www.laesoe.dk

EU-udbud skal annonceres i EU Tidende på TED-databasen

For at understøtte dialogen mellem kommunen og erhvervslivet afholdes der årligt et møde mellem kommunen og leverandører (håndværkere og entreprenører), hvor dagsordenen er aktuelle emner i relation til udbud og indkøb.

Læsø Kommunes indkøbere af vare- og tjenesteydelser samt udbydere af bygge- og anlægsopgaver er forpligtet til at undersøge det lokale marked på Læsø, inden beslutningen om køb foretages. Den kommunale indkøber skal indhente tilbud fra Læsøske leverandører, hvis sådanne findes.

Ved indkøb af særligt fagspecifikke tjenesteydelser, skal der ved indhentning af tilbud lægges vægt på tilbudsgivers kompetencer og erfaringer med løsning af lignende opgaver, herunder muligheden for lokal tilstedeværelse af nøglemedarbejdere, når dette er påkrævet.

Ved indkøb, til en anslået årlig værdi af max. 50.000 kr. ex. moms, er Læsø Kommunes indkøbere af vare- og tjenesteydelser frit stillet.

Indkøber er dog forpligtet til at sikre, at der ved hyppige indkøb af samme vare og ydelse ikke handles fast med én leverandør, men at indkøbet eller opgaven i så fald udbydes i en rammeaftale.

Bygge- og anlægsopgaver til en anslået samlet værdi af max. 100.000 kr. ex. moms kan ligeledes gennemføres uden udbud.

Kommunens institutioner kan have faste leverandører på opgaver, som kræver autoriserede håndværkere. Det anbefales at variere de øvrige indkøb.

En bygge- og anlægsopgave eller et indkøb, må ikke opsplittes i mindre delopgaver, alene med det formål at undgå at udbyde opgaven.

Læsø Kommune har indført kædeansvar i forbindelse med leverandørers og underleverandørers efterlevelse, af kommunens klausuler. Hovedleverandøren hæfter således for eventuelle underleverandørers misligholdelse af nærværende politik og indgåede aftaler mellem Læsø Kommune og hovedleverandøren.

Tjenesteydelser: Der stilles krav om klausuler i udbudsmaterialet, hvor dette er muligt og hensigtsmæssigt. F.eks. ved udbud af serviceopgaver og driftsopgaver.

Bygge- og anlægsopgaver: Der stilles krav om arbejdsklausuler ved alle udbud over bagatelgrænsen. Varekøb: Der stilles ikke krav om arbejdsklausuler ved varekøb.

Læsø Kommune har ikke en central indkøbsfunktion. Det er således den enkelte afdeling eller institution, som varetager udbud i henhold til nærværende Indkøbs- og udbudspolitik.

Den enkelte udbyder kan vælge at indkøbe bistand til gennemførelse af udbuddet.

Ved gennemførelse af EU-udbud skal der benyttes ekstern bistand. Der skal anvendes en erfaren rådgiver, som kan sikre at udbudsproces og udbudsdokumenter, samt efterfølgende gennemgang af tilbud og indgåelse af kontrakt, sker i henhold til lovgivningen på området.

Det påhviler den enkelte indkøber selv at holde sig orienteret om de aktuelle tærskelværdier, som bl.a. kan ses på udbudsportalen.dk

Ved beregning af om en kontrakt når EU’s tærskelværdi, fortages beregningen på baggrund af et skøn over den samlede kontraktsum i en periode på 4 år.

Udbudsmaterialet skal som udgangspunkt være så velbeskrevet, at det der ikke opstår væsentlig tvivl om opgavens omfang og præmisser. Fristen for at afgive tilbud bør afspejle opgavens kompleksitet, men bør ikke være kortere end 14 dage for simple opgaver. Der skal ved fastsættelse af tilbudsfristen tages hensyn til om der er mange underleverandører, som skal inddrages i opgavens prissætning, og om tilbudsberegningen sker i en periode med mange helligdage eller i ferieperioder.

Er man som indkøber optaget af en opgaves løsning til et givent kvalitetsniveau, men ikke nødvendigvis optaget af, hvordan opgaven udføres rent praktisk, kan man anvende funktionsudbud. Denne udbudsform egner sig bedst til udbud af driftskontrakter.

Ved bygge- og anlægsopgaver, og ved indkøb af mindre tjenesteydelser, hvor man har en fast sum til rådighed, men ikke nødvendigvis en række øvrige veldefinerede krav til opgaveløsningen, kan anvendes omvendt licitation. Ved omvendt licitation konkurreres der på de kvalitative kriterier.

Andre udbudsformer som fx konkurrencepræget dialog er ligeledes en mulighed, hvor alle interesserede leverandører har mulighed for at deltage.

Tjenesteydelser (rådgivning) ved bygge- og anlægsopgaver

I Læsø Kommune skal det, når det vurderes fordelagtigt for kommunen, altid indhentes mindst to tilbud, når tjenesteydelsen har en værdi over den fastsatte bagatelgrænse på kr. 30.000 ex. moms, men under EU’s tærskelværdi.

Når tjenesteydelserne har en værdi over EU´s tærskelværdi, skal ydelserne gennemføres som EU- udbud i henhold til gældende lovgivning.

Bygge- og anlægsarbejder

Tilbudsloven indeholder en pligt til at afholde licitation for opgaver med en samlet værdi over 3 mio. kr. ex. moms.

Opgaver i spændet fra bagatelgrænsen på 100.000kr. ex. moms til 3 mio. kr. ex. moms kan konkurrenceudsættes på baggrund af underhåndsbud.

Efter annoncering af interessetilkendegivelse vælges 2 - 3 håndværkere fra lokalområdet. Der indhentes tilbud bredt blandt mulige håndværkere.

Alle bygge- og anlægsarbejder, der udbydes i underhåndsbud, skal så vidt muligt udbydes i fagentrepriser.

Læsø Kommune overlader indkøb af materialer til bygge- og anlægsopgaver til de bydende. Bygherreleverancer anvendes kun undtagelsesvis og kun, hvis der er en særlig begrundelse herfor.

Ved underhåndsbud, hvor der ønskes tilbud fra mere end tre lokale håndværkere, skal der også indbydes en håndværker uden for lokalområdet. Det står til enhver tid Læsø Kommune frit for at indbyde håndværkere uden for området til at afgive tilbud.

Alternativt kan indbydes til en begrænset licitation med prækvalifikationsrunde, hvorefter der udvælges 3 - 5 håndværkere til at afgive tilbud. Der skal vælges bredt af mulige håndværkere fra lokalområdet, som kan prækvalificeres.

Der stilles krav om sikkerhedsstillelse ved entrepriser med en kontraktsum på over 500.000 kr. ex. moms.

Tjenesteydelser og driftsopgaver

I Læsø Kommune skal det, når det vurderes fordelagtigt for kommunen, altid indhentes mindst to tilbud, når tjenesteydelsen har en værdi over den fastsatte bagatelgrænse på kr. 50.000 ex. moms, men under EU’s tærskelværdi.

Når tjenesteydelserne har en værdi over EU´s tærskelværdi, skal ydelserne gennemføres som EU- udbud i henhold til gældende lovgivning.

Der kan være tjenesteydelser, som har så fagspecifik en karakter, at nærværende politik kan fraviges. Det kan f.eks. være benyttelse af advokatbistand og ingeniørydelser, hvor en given fagkyndig har så stort et detailkendskab til et anlæg, en sag eller en driftsenhed, at omkostningerne ved at skulle skifte leverandør overstiger en eventuel økonomisk gevinst ved konkurrenceudsættelse af opgaven.

Det påhviler indkøberen løbende at evaluere, om leverandøren af de pågældende fagspecifikke tjenesteydelser giver ”mest og bedst for midlerne” eller om det er formålstjenligt at afsøge markedet for tilsvarende kompetencer.

Varekøb

Opgaver i spændet fra bagatelgrænsen på kr. 50.000 ex. moms, men under EU’s tærskelværdi, kan indgås, på baggrund af underhåndsbud.

Efter annoncering af interessetilkendegivelse vælges 2 - 3 leverandører til at afgive tilbud. Der indhentes tilbud bredt blandt mulige lokale leverandører, ifald sådanne findes.

Ved underhåndsbud, hvor der ønskes tilbud fra mere end tre leverandører skal der også indbydes en leverandør uden for lokalområdet.

Alternativt kan indbydes til en begrænset licitation med prækvalifikationsrunde, hvorefter der udvælges 3 - 5 leverandører til at afgive tilbud. Der skal vælges bredt af mulige leverandører fra lokalområdet, som kan prækvalificeres.

Bygge- og anlægsarbejder

Tildelingskriteriet vil som udgangspunkt være laveste pris. Der kan være opgaver, hvor Læsø Kommune vil anvende andre kriterier. Tildelingskriteriet vil derfor i disse tilfælde være økonomisk mest fordelagtige tilbud. Andre kriterier kan fx være i forhold til bæredygtighed, arbejdsmæssige og sociale forhold, særligt kendskab til natur og miljø m.v.

Indkøb af vare- og tjenesteydelser

Tildelingskriteriet vil variere efter udbuddets karakter og vil sandsynligvis oftest være økonomisk mest fordelagtige pris, hvor andre parametre end pris indgår i den samlede bedømmelse af tilbuddene

Ved valg af leverandør på baggrund af et udbud skal der indgås en skriftlig kontrakt, som beskriver opgavens omfang, pris og bestemmelser i forhold til prisregulering, tvister mv.

Tilbudspriserne offentliggøres på kommunens hjemmeside med overskriften på udbuddet, navne på de bydende, og hvem der har fået kontrakten. De tilbudte totalsummer oplyses sammen med navnet på de bydende. Delsummer oplyses ikke.

Udbudspolitikken kan til enhver tid revideres af Kommunalbestyrelsen, så den tilpasses Læsø Kommunes ønsker og behov. Redaktionelle ændringer i politikken kan foretages af Direktionen. Dette kunne være en tilpasning af politikken i forbindelse med lovændringer og lignende.

Hvis der opstår uoverensstemmelser mellem denne politik og gældende lov, skal gældende lov altid overholdes.

Sagligt begrundede behov for at fravige retningslinjerne i denne politik kan undtagelsesvist godkendes af Kommunaldirektøren. Dette kan f.eks. være særlige opståede omstændigheder, der ikke er indskrevet i denne politik.

Opsamling på bagatelgrænser og markedsafprøvning se næste side.

Godkendt i Kommunalbestyrelsen april 2023.

Drift:

Årlig udgift til varekøb, tjenesteydelser m.v., og krav til markedsafprøvning.

Tærskelværdi for 2023 Almindelige tjenesteydelser kr. 1.601.944.

Anlæg:

Årlig eller projektrelateret udgift til varekøb, entreprenør og håndværkerydelser:

Tærskelværdi for 2023 Bygge- og anlægsarbejder kr. 40.100.744

Årlig eller projektrelateret udgift til tjenesteydelser:

Tærskelværdi for 2023 Almindelige tjenesteydelser kr. 1.601.944.